Dotación de ley en Colombia: quién tiene derecho y cuándo

Si tu empresa tiene trabajadores permanentes, la dotación no es un beneficio opcional: es una obligación con fechas fijas. Esta guía resume lo que dice la ley, quién tiene derecho, qué debe incluir y cómo organizar la entrega para no llegar tarde a ninguna de las tres fechas del año.

¿Qué dice la ley sobre la dotación?

La regla está en el Código Sustantivo del Trabajo, en los artículos 230 a 235. El artículo 230 dice que todo empleador que habitualmente ocupe uno o más trabajadores permanentes debe suministrar, cada cuatro meses y en forma gratuita, un par de zapatos y un vestido de labor al trabajador que gane hasta dos salarios mínimos.

Hay tres ideas que conviene tener claras desde el principio:

• Es gratis para el trabajador. No se descuenta de la nómina.
• Es en especie. No se reemplaza por un pago.
• Es periódica. No basta con entregarla una vez al año.

El Decreto 1072 de 2015, que compila las normas del sector trabajo, agrega detalles prácticos en los artículos 2.2.1.4.1 a 2.2.1.4.4: qué se entiende por calzado y vestido de labor y qué pasa si el trabajador no los usa.

¿Quién tiene derecho a recibirla?

Según el artículo 230, tiene derecho el trabajador que cumple dos condiciones al mismo tiempo:

1. Su remuneración mensual es de hasta dos salarios mínimos.
2. En la fecha de entrega, ha cumplido más de tres meses al servicio del empleador.

Si alguien entra en enero, por ejemplo, la primera fecha en la que ya cumple los tres meses es la que define cuándo empieza a recibirla. Por eso vale la pena llevar una lista con la fecha de ingreso de cada persona y revisarla antes de cada entrega.

Para quienes ganan más de dos salarios mínimos, esta obligación del artículo 230 no aplica. Eso no quiere decir que no necesiten ropa o elementos de trabajo: si el cargo tiene riesgos, la empresa igual debe entregar los elementos de protección personal que correspondan, que son una obligación distinta. Lo explicamos en la guía sobre la diferencia entre dotación y EPP.

¿Cuáles son las fechas de entrega?

El artículo 232 fija tres fechas del calendario:

Las fechas son las mismas para todas las empresas. En la práctica, esto concentra la compra de dotación en las semanas anteriores a cada fecha. Si tu empresa espera a la última semana, compite con muchas otras por el mismo inventario de tallas.

Un calendario sencillo que funciona:

• Seis semanas antes: actualiza la lista de trabajadores con derecho y sus tallas.
• Cuatro semanas antes: pide la cotización con cantidades por talla.
• Dos semanas antes: confirma el pedido y la fecha de despacho.
• En la fecha: entrega y deja constancia firmada.

¿Qué debe incluir la dotación?

La ley habla de "un par de zapatos y un vestido de labor". El Decreto 1072 de 2015, en el artículo 2.2.1.4.1, aclara que se considera calzado y vestido de labor el que se requiere para desempeñar una función o actividad determinada, y que el overol o vestido de trabajo debe ser apropiado para la clase de labor y para el medio ambiente donde se trabaja.

Eso significa que la dotación de una persona de oficina no tiene que ser igual a la de alguien que trabaja en bodega o en obra. Algunos ejemplos de cómo se suele armar:

Si el cargo tiene riesgos de golpes, caída de objetos o electricidad, el calzado suele ser también un elemento de protección. En ese caso conviene elegirlo con los criterios de la guía de cómo elegir botas de seguridad.

¿Se puede pagar en dinero?

No. El artículo 234 del Código Sustantivo del Trabajo es directo: queda prohibido a los empleadores pagar en dinero las prestaciones de calzado y vestido de labor. Tampoco sirve un bono para que el trabajador compre por su cuenta.

¿Qué pasa si el trabajador no la usa?

El artículo 233 dice que el trabajador queda obligado a usar en sus labores el calzado y el vestido que le entregue el empleador. Si no lo hace, el empleador queda eximido de hacerle el suministro en el periodo siguiente.

El Decreto 1072 de 2015 desarrolla esa regla en el artículo 2.2.1.4.4: si el trabajador no usa los elementos de labor, por cualquier causa, el empleador queda eximido de proporcionarle los del periodo siguiente, contado desde la última entrega. El decreto agrega que el empleador debe dar aviso por escrito. Por eso es útil guardar la constancia de cada entrega y de cualquier novedad.

¿Cómo organizar la entrega sin errores?

Estos son los errores más comunes que vemos al cotizar dotación para empresas, y cómo evitarlos:

1. Tallas desactualizadas. Pide las tallas antes de cada entrega, no una vez al año. Usa una plantilla con cargo, nombre, talla de camisa, talla de pantalón y talla de calzado.
2. Olvidar a quienes cumplen tres meses. Revisa las fechas de ingreso contra cada fecha de entrega.
3. Una sola referencia para todos los cargos. La ley pide que la dotación sea apropiada para la labor.
4. No dejar constancia. Una planilla firmada por cada trabajador, con fecha y elementos entregados, te ahorra discusiones.
5. Comprar tarde. Las fechas son iguales para todas las empresas del país.

En Dotark puedes armar el pedido por cargo y por talla en el cotizador para empresas. Envíanos los cargos y las tallas; te cotizamos todo en un solo pedido, junto con el EPP si tu equipo lo necesita.

Resumen para el área de compras

• Entrega gratis, en especie, tres veces al año.
• Fechas: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre.
• Derecho: hasta dos salarios mínimos y más de tres meses en la empresa.
• Debe ser apropiada para la labor.
• Prohibido pagarla en dinero.
• Si el trabajador no la usa, la empresa queda eximida del siguiente periodo, con aviso por escrito.

Si quieres ver prendas y calzado por tipo, revisa la sección de dotación por prenda.