Registro de entrega de EPP: qué debe tener y cuándo se hace

Entregar el EPP es la mitad del trabajo. La otra mitad es poder demostrar que se entregó, a quién, cuándo y qué. Sin esa constancia, una empresa que sí cumplió no tiene cómo probarlo, y una que tiene vacíos no se entera. Esta guía explica qué dice la norma y cómo armar un registro que sirva.

¿Qué dice la norma?

El Decreto 1072 de 2015, en el artículo 2.2.4.6.12, enumera los documentos que el empleador debe mantener disponibles y debidamente actualizados dentro del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. El numeral 8 dice: registros de entrega de equipos y elementos de protección personal. El numeral 9 agrega el registro de entrega de los protocolos de seguridad, de las fichas técnicas cuando aplique y de los demás instructivos internos.

Y el parágrafo 1 del artículo 2.2.4.6.24 completa la idea: el empleador debe suministrar el EPP sin ningún costo para el trabajador, desarrollar las acciones para que se use, para que los trabajadores conozcan la forma correcta de usarlo y para que su mantenimiento o reemplazo asegure su buen funcionamiento y su recambio según la vida útil.

La Ley 9 de 1979, en el artículo 122, dice lo mismo desde otra norma: todos los empleadores deben dar a cada trabajador, sin costo, elementos de protección personal en cantidad y calidad acordes con los riesgos del lugar de trabajo.

¿Qué datos conviene anotar?

El decreto pide el registro, pero no impone un formato. Para que sirva de verdad, estos son los datos que recomendamos:

¿Cuándo se hace una entrega?

Además de la primera entrega al ingresar al cargo, hay entregas por:

• Reposición por vida útil: el decreto pide el recambio según la vida útil del elemento.
• Desgaste o daño: un guante roto o un casco golpeado se cambian aunque no se haya cumplido el tiempo.
• Cambio de cargo o de tarea: si cambian los peligros, cambia el EPP.
• Nuevo riesgo: una máquina o un producto nuevo pueden pedir un elemento distinto.

Cada una de esas entregas debe quedar en el registro.

¿Cómo se conecta con la matriz de EPP?

La matriz de EPP por cargo dice qué debe recibir cada cargo. El registro dice qué recibió cada persona. Si los comparas, sabes:

• quién no ha recibido lo que su cargo necesita,
• qué elementos están por vencer su vida útil,
• y cuánto vas a necesitar comprar en los próximos meses.

¿Se puede llevar junto con la dotación?

Sí, siempre que quede claro qué es cada cosa. La dotación es una obligación del Código Sustantivo del Trabajo, con fechas fijas (30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre) para quien gana hasta dos salarios mínimos. El EPP sigue los riesgos del puesto. Un formato con dos secciones, "dotación" y "EPP", evita mezclar las reglas. Lo explicamos en la guía de diferencia entre dotación y EPP.

¿Físico o digital?

El decreto pide que los documentos estén disponibles y actualizados. No exige papel ni un software en particular. Lo que importa es:

1. Que se pueda saber qué recibió cada persona y cuándo.
2. Que la constancia de recibido sea confiable (firma o un mecanismo equivalente que la empresa pueda demostrar).
3. Que el registro se conserve y se pueda consultar en una auditoría.

¿Cada cuánto conviene revisar el registro?

Un registro que nadie mira no sirve para gestionar. Una rutina sencilla:

• Cada mes: revisa qué elementos están por cumplir su vida útil y programa la reposición.
• Cada vez que entra alguien o cambia de cargo: confirma que recibió lo que su cargo necesita según la matriz.
• Antes de la auditoría anual del SG-SST: cruza el registro con la nómina y con la matriz para encontrar vacíos.
• Cuando hay un accidente o incidente: revisa qué EPP tenía la persona y cuándo lo recibió; esa información ayuda a la investigación.

¿Qué errores son los más comunes?

• Registrar "kit de EPP" sin decir qué elementos tenía.
• No anotar la talla, y luego no saber qué reponer.
• No registrar las reposiciones, solo la primera entrega.
• Cobrar el EPP perdido. La norma dice que se suministra sin costo para el trabajador.
• Guardar el registro en el computador de una sola persona. El decreto pide que esté disponible.

¿Cómo lo hace más fácil un proveedor?

Cuando el EPP llega separado por trabajador y por talla, la entrega y el registro se hacen en minutos. En Dotark ofrecemos la entrega de EPP con registro por trabajador: alistamos el pedido por persona, con su talla, y entregamos con el registro para que cada trabajador firme. Puedes cotizar el pedido por cargo y talla en el cotizador para empresas.

Resumen

• El Decreto 1072 de 2015 incluye los registros de entrega de EPP entre los documentos obligatorios del SG-SST.
• El EPP se entrega sin costo para el trabajador.
• Anota trabajador, cargo, elemento, talla, fecha, motivo y firma.
• Registra también las reposiciones.
• Conecta el registro con la matriz de EPP por cargo.